Archiwizacja

W czasie funkcjonowania każdej firmy ilość dokumentacji biznesowej nieustannie się powiększa. Niektóre z dokumentów są niezbędne cały czas, inne mają natomiast bardziej ulotną wartość. Jaki powinien być zatem okres przechowywania dokumentów?

Każdy dokument przekazany lub otrzymany przez przedsiębiorstwo w ramach jego działalności gospodarczej podlega prawnemu okresowi przechowywania danych, głównie dla celów dowodowych. Okres trwałości, a zatem archiwizacji dokumentacji firmowej, zależy od charakteru dokumentu:

• dokumenty handlowe: okres ważności prawnej → 10 lat (np. umowy, korespondencja, zamówienia );

• księgi i rejestry: okres ważności prawnej -> 30 lat (dotyczy m. in. stowarzyszenia przedsiębiorców, ewidencji obecności na posiedzeniach zarządu, sprawozdań kierowników, sprawozdań audytorów);

• dokumenty i zapisy : okres ważności prawnej → 10 lat (księgi rachunkowe, bilanse, inwentarze, faktur, dokumentów bankowych, dowodów VAT, zamówienia);

• dokumenty takie jak listy płac pracowników, karty wynagrodzeń, ewidencji podatkowych pracowników mają być przechowywane pomiędzy 5 a 10 lat.

Dokumenty powinny być archiwizowane sprawnie i zgodnie z prawem. Cyfrowe archiwum jest jednym z najlepszych sposobów zabezpieczenia dokumentów. Po zdigitalizowaniu i sklasyfikowaniu, każdy dokument jest bowiem bezpiecznie archiwizowany. Firmy outsorcingowe, specjalizujące się w usługach archiwizacyjnych, oferują obecnie zarówno doraźną, jak i kompleksową pomoc przy prowadzeniu dokumentacji biznesowych.